ERP چیست؟
ERP چیست؟ ERP مخفف کلمه (Enterprise Resource Planning) به معنی برنامهریزی منابع سازمانی میباشد. باتوجه به گسترش سازمانها و پیچیدگی های فرآیند های آنها، بسیاری از امکانات مربوط به نرم افزار ERP برای یکپارچهسازی اطلاعات و فرآیند های بخش های متفاوت سازمان حیاتی میباشد. منابع سازمانی میتوانند شامل: فرآیند فروش، اقدامات مربوط به بازاریابی، منابع انسانی و غیره باشند.
پس از برقراری ارتباط صحیح بین فرآیند ها و دادههای یک سازمان به کمک سامانه ERP، هوش تجاری، شتاب پیشرفت و سازگاری های لازم برای بهینهسازی عملیاتهای سازمان به سرعت پیشرفت میکنند. در این مقاله در رهسام تک پی میبرید که «سیستم ERP چیست؟» و چگونه نرم افزاری که با توجه به نیازهای سازمان سفارشی سازی شده است، می تواند به پیشبرد یک تجارت کارآمدتر و پویاتر کمک کند.
نرم افزار ERP چیست و چگونه کار میکند؟
نرم افزار ERP اطلاعات مربوط به بخش های مختلف سازمان را جمع آوری میکند و این اطلاعات را در اختیار سایر بخش های سازمان قرار میدهد تا بتوانند در صورت نیاز به راحتی به آنها دسترسی داشته باشند. نرم افزارهای ERP میتوانند با ارتباط بین اطلاعات مربوط به تولید، امور مالی، فعالیت های منابع انسانی، گزارشدهی و سایر بخش ها کمک کنند تا سازمان به صورت خودآگاهتر به مسیر خود ادامه دهد. در تعریف سادهتر، سیستم ERP جریان اطلاعات و دادهها را در بین فرآیندهای تجاری مختلف یک سازمان هماهنگ کرده و انجام عملیاتها را در سراسر یک سازمان سادهتر میکند.
از آنجایی که یک سیستم ERP بخش های متفاوتی را به یکدیگر متصل میکند، میتواند در حذف هزینه های اضافی نیز تاثیرگذار باشد. به عنوان مثال در بخش امور مالی، نرم افزار ERP میتواند فاکتورهای قابل پرداخت، سیستم های کنترل سهام، سیستم های نظارت بر سفارش ها و پایگاه داده مشتریان را در یک سیستم واحد ارائه دهد و اطلاعات آنها را یکپارچه سازد.
سیر تکاملی سیستم های ERP تاکنون چگونه بودهاست؟
سیستم های ERP در سالیان گذشته، به صورت به اصطلاح سنتی و با کمک سرورهای کلاینت فیزیکی اجرایی میشده است. از دیگر تفاوت های نرم افزار مدیریت منابع سازمانی قدیمی و جدید میتوان به این مورد اشار کرد که در گذشته این سیستم ها به این صورت بودند که برای هر بخش، یک سامانه ERP جدا وجود داشت و انواع سیستم ERP در هر بخش به صورت جداگانه کار میکردند؛ بنابراین هر سیستم به طور جداگانه سفارشی سازی مخصوص به خود را احتیاج داشت تا بتواند نیازهای یک سازمان را رفع کند. یکی از مهم ترین تفاوت های نرم افزار های ERP امروزی با مدل های قبلی این است که اطلاعات همهی فرآیند های مختلف در یک سیستم واحد گردآوری میشوند.
همچنین با گذر زمان، سیستم های ERP با کمک فضای ابری و بستر وب توانستند تکامل یابند. علاوه بر موارد ذکر شده، راهکار های ERP توسعه یافتند و امکانات مربوط به سفارشی سازی، امنیت و حریم خصوصی در این سیستم ها به طور قابل توجهی پیشرفت کرد. تمامی ویژگی های یک نرم افزار ERP به شما در راستای افزایش سرعت نوآوری در تجارتتان کمک میکند تا بتوانید کسبوکارتان را برای آینده نیز آماده کنید.
آشنایی با برنامه ریزی منابع سازمانی و برخی از مزایای ERP
برای درک بهتر سامانه ERP میتوانید آن را مانند چسبی در نظر بگیرید که بخش ها و سیستم های مختلف یک سازمان بزرگ را به یکدیگر متصل میکند و بدون استفاده از ERP، هر بخش، سیستم خود را با توجه به فرآیند های خاص خود تنظیم و بهینهسازی میکند؛ اما با استفاده از نرم افزار ERP، هر بخش هنوز سیستم خاص خود را دارد، ولی همهی سیستمها به کمک یک برنامه ERP که مانند یک رابط عمل میکند، قابل هماهنگسازی هستند.
برخی از مزایای ERP:
- راهکار های ERP با گذر زمان تکامل یافتهاند و امروزه بسیاری از سیستم های ERP بر بستر وب اجرا میشوند؛ بنابراین کاربران از راه دور نیز به اطلاعات خود دسترسی دارند.
- صدها سیستم ERP وجود دارد که شرکت های مختلف میتوانند از بین آنها انتخاب کنند و انواع نرم افزار ای آر پی قابل سفارشی سازی هستند.
- نرم افزار ERP اطلاعات مربوط به مناطق تجاری مختلف یک سازمان را دراختیار دارد و این جریان آزاد ارتباطی، یکی از مهم ترین مزایای ERP میباشد.
- تمام اطلاعات مربوط به سازمان به صورت واحد در یک بستر گردآوری شدهاند که این موضوع سبب مدیریت هرچه بی نقصتر میشود.
- نرمافزار ERP قادر است تمام عملیاتها و فرآیند های موردنیاز برای پیشبرد یک سازمان را یکپارچه کند.
- گزارشدهی دقیق و فوری دادهها از بارزترین مزایای ERP است.
چه کسبوکار هایی به سیستم ERP نیاز دارند؟
سه نشانه اصلی که تجارت شما به یک سیستم ERP نیاز دارد، به شرح زیر میباشد:
- پایههای قدیمی و اصول اولیه مدیریت به سازمان شما اجازه رشد نمیدهند.
اگر درحال خواندن این مقاله هستید، قطعا تا به اینجا و با کمک روش های اولیه توانستهاید در سازمان خود بهخوبی عمل کنید؛ اما اگر با روند فعلی خود با محدودیتهایی مواجه هستید که از گسترش و توسعه کسبوکارتان جلوگیری میکند، زمان استفاده شما از یک سیستم ERP فرا رسیدهاست تا امکان رشد را برای شما فراهم کند.
- شما در تجارت خود با سیستمها و بخشهای متفاوت سروکار دارید.
اگر احساس میکنید که بخش های مختلف کسبوکارتان به خوبی بایکدیگر هماهنگ نیستند (به عنوان مثال: سیستم حسابداری با سیستم منابع انسانی سازگار نیست.) و زمان و انرژی زیادی برای حل مشکلات بین بخش های مختلف صرف میکنید، شما به نرم افزار ERP نیاز دارید.
- نمیتوانید به خوبی انتظارات مشتریان خود را برآورده کنید.
اگر ارتباطات لازم بین سازمان و مشتریان وجود ندارد، کارکنان شما به ابزارهایی نیاز دارند که بتوانند انتظارات مشتریان را به خوبی برآورده کنند. توجه داشته باشید که برای حل این مشکل، علاوه بر نرم افزار ERP، بهتر است از نرم افزار CRM نیز استفاده کنید که نرم افزاری برای مدیریت ارتباط با مشتریان است و با توجه به تحلیل های ارائه شده در مقاله بهترین نرم افزار CRM، بهترین نمونه موجود برای اکثر کسبوکارها نرم افزار CRM مایکروسافت میباشد.
برای استفاده از نرم افزار ای آر پی، قطعا با سه چالش متفاوت مواجه خواهید شد؛ انتخاب سامانه ERP متناسب با کسبوکارتان، هزینهای که باید برای پیادهسازی ERP صرف کنید و ادغام داده های ابزارهای قبلی با نرم افزار مدیریت منابع سازمانی جدید؛ بهتر است این سه چالش را به طور جداگانه بررسی کنید و قبل از استفاده از این سیستمها، پاسخی مناسب برای این چالش ها بیابید.
پس از پیاده سازی سامانه ERP چه اقداماتی باید انجام دهید؟
اگر نتوانید به خوبی سامانه ERP را در سازمان خود پیاده سازی کنید، انواع سیستم ERP برای شما ناکارآمد خواهد بود؛ اما پس از پیادهسازی صحیح، به چه نکاتی باید توجه کنید تا عملکرد سازمان را بهبود ببخشید؟ در این قسمت به بعضی از این اقدامات اشاره میکنیم:
- عملکرد صحیح سازمان خود را به خوبی هدایت کنید.
با کمک اطلاعاتی که از سیستم های ERP، سیستم CRM و همچنین هوش مصنوعی CRM مایکروسافت خود دریافت میکنید، به پیشبینی هایی نیز دسترسی پیدا خواهید کرد که میتوانند تصمیمگیری های شما را بهبود ببخشند و راه حل هایی را برای بهبود عملکرد سازمانتان در آینده نشان دهند.
- تاثیر تغییراتی که سیستم ERP ایجاد کردهاست را تسریع ببخشید.
با ارتباطی که سیستم های مدیریتی مختلف از جمله سامانه ERP، بین فرآیندها، دادهها و مشتریان ایجاد میکنند، میتوانید دید بهتری به کارمندان خود منتقل کنید و به آنها کمک کنید که بتوانند در بخشهای مختلف سریعتر عمل کنند.
- از پویایی کسبوکار خود اطمینان پیدا کنید.
بسیاری از راهکار های ERP درجهت انطباق نیازهای یک سازمان و رشد آن ساخته شدهاند و به شما کمک میکنند که برای هرگونه اختلال یا تغییر ناگهانی بازار مربوط به حوزه کسبوکار خود آمادگی داشته باشید و پاسخ بهتری برای مقابله با آنها داشته باشید.
در این مقاله، به سوال های «ERP چیست؟»، «ERP چگونه کار میکند؟»، «مزایای ERP کداماند؟» و «چه افرادی به نرم افزار های ERP نیاز دارند؟» پاسخ دادیم و «اقدامات پس از پیادهسازی نرم افزار ERP» را نیز مورد بررسی قرار دادیم. اگر احساس میکنید که به یک سیستم مدیریت ارتباطات با مشتریان بیشتر از نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی نیاز دارید، حتما مقاله «تفاوت CRM و ERP» را نیز مطالعه کنید تا بتوانید تصمیم صحیحتری بگیرید.
